Mer fravær i åpne landskap

Cellekontor? Hybridkontor? Hjemmekontor? Åpne kontorlandskap med faste plasser? Landskap uten faste plasser? Eller det siste nye: Aktivitetsbasert kontor.

Få temaer setter raskere fyr på arbeidsmiljødebatten enn valg av kontorløsning, i hvert fall i virksomheter der det meste av jobben foregår på nettopp kontoret. Det er lett å mene mye og sterkt når egne erfaringer og preferanser er så lett tilgjengelige for oss.

Men hva vet vi egentlig – ikke bare om hva arbeidstakerne ønsker, men om hvordan valg av kontorløsninger påvirker oss, helsen vår og sykefraværet vårt?

Kontoret påvirker oss

Det er nettopp dette forsker Randi Hovden Borge ved Statens arbeidsmiljøinstitutt (Stami) har søkt svar på i doktorgradsarbeidet sitt. Hun har brukt data fra Statistisk sentralbyrå, samt undersøkelser av både egenmeldt og legemeldt sykefravær, og sett det opp mot ulike kontorkonsepter.

– Jeg tror vi ofte undervurderer hvor mye det fysiske miljøet har å si, hvordan det også former det psykososiale arbeidsmiljøet og påvirker hvordan vi opplever at vi får gjort jobben vår på en god måte. Det var dette jeg ville finne ut av, sier Borge til HMS-magasinet.

Doktorgraden som Stami-forskeren forsvarte i februar, munner ut følgende hovedkonklusjon, om vi virkelig skal bruke den bredeste penselen for å male to streker under ett svar:

Har du ditt eget kontor, er du mindre borte fra jobb på grunn av sykdom enn om du sitter i åpent landskap.

– Ja. Det er signifikant. Det er målbart, bekrefter forskeren.

Når HMS-magasinet dytter henne forsiktig ut mot yttergrensen av den vitenskapelige komfortsonen, kan hun også sette et tall på det.

– Hvis vi oversetter de vitenskapelige resultatene til praktiske tall, kan vi si at sannsynligheten for å ha hatt egenmeldt sykefravær er cirka 20 til 25 prosent høyere blant dem som sitter i åpent kontorlandskap sammenliknet med om du arbeider på cellekontor.

Også muligheten til hjemmekontor påvirker sykefraværet. Men den positive effekten er større for dem som har eget kontor på jobben enn dem som sitter i kontorlandskap når de ikke jobber hjemme.

Så hvis dere ser etter en kontorløsning som primært skal gi lavest mulig sykefravær, er cellekontorer i kombinasjon med muligheter for hjemmekontor noe å tenke på.

Ikke nødvendigvis syk av kontoret

Legg merke til at den målte forskjellen gjelder sykefravær, som ikke behøver å være det samme som sykdom. Og det er heller ikke nødvendigvis slik at det er selve kontoret som er årsaken til fraværet – i hvert fall ikke helt og fullt.

– Nei, med den typen data vi har, kan vi ikke med sikkerhet si at det det er selve kontorløsningen som gjør deg syk, presiserer Borge.

For det finnes noen andre faktorer enn kontorløsningen alene som kan påvirke bildet og bidra til at folk i landskapet har hyppigere sykefravær.

For eksempel kan det være slik at folk som er henvist til å arbeide i åpent kontorlandskap, har andre og mer belastende arbeidsoppgaver enn folk som jobber på eget kontor. Slikt påvirker sykefraværet.

Det kan også være slik at landskapsarbeiderne under ett har en annen sammensetning når det kommer til faktorer som alder, kjønn, utdanning og lederansvar enn dem som sitter på kontor. Slik påvirker også sykefraværet.

Det kan også hende at folk med eget kontor eller mulighet for å jobbe hjemmefra, har større mulighet til å jobbe selv om de føler seg litt tufse, enn kollegene ute i landskapet.

– Alt dette er faktorer vi har kontrollert for når vi har sett på de ulike gruppene, men det er selvfølgelig en sjanse for at vi ikke har klart å utjevne det helt, medgir forskeren.

For deg som brenner for godt arbeidsmiljø

Velkommen til HMS-magasinet – Norges eneste uavhengige fagmedium om arbeidsmiljø. Bli abonnent for å få tilgang til alt innhold. Klikk her for å abonnere.

Kontor, person og oppgaver matcher

Dessuten, påpeker hun, er ikke «åpent kontorlandskap» én ting. Det kommer i ulike kvaliteter og utforminger. Det samme gjør mennesker – og arbeidsoppgaver. Noen ganger passer kontorløsningen godt til oppgavene som skal løses og folkene som skal arbeide der, andre ganger ikke.

– Når det er match mellom hva slags person du er, hvordan du liker å jobbe, hva slags arbeidsoppgaver du har og hvordan miljøet rundt deg ligger til rette, kan du forvente et bedre utfall enn om det ikke er like god match mellom disse tre aspektene. Det handler ikke om personene, arbeidsoppgavene og miljøet alene, men om hvordan helheten fungerer, sier hun.

Å tilpasse det fysiske miljøet til den enkelte er åpenbart lettere med enekontor enn kontorlandskap. Men selv med den grunnleggende kvalitetsforskjellen, er det fortsatt slik at det finnes åpne løsninger som kunne vært bedre.

–  Jeg tror det er mange måter man kan legge til rette for at et kontorlandskap kan fungere godt, for eksempel ved at de gir mulighet til å trekke seg tilbake, eller at medarbeiderne også har mulighet til å jobbe hjemmefra når de har behov for det.

Involver de ansatte tidlig2

Et åpent kontorlandskap kan ha fysiske forutsetninger som i seg selv kan drive sykefraværet opp – som dårligere inneklima, mer støy og økt smittefare. Men med sin bakgrunn fra arbeidspsykologi er Randi Hovden Borge mest opptatt av de psykososiale faktorene ved valg av kontorløsning.

Og da begynner det med selve valget.

– En nøkkelfaktor er å involvere de ansatte tidlig, allerede når man skal velge kontorløsning. Vi vet fra arbeidsmiljøforskningen at medvirkning er en suksessfaktor nesten uansett hva du gjør.

Ofte er valg av kontorløsning mest av alt et økonomisk spørsmål. Areal er penger.

– Og det er to måter du kan få flere folk inn på det samme arealet. Du kan enten ta ned veggene og plassere folk nærmere hverandre. Eller du kan ha færre kontorplasser enn ansatte, slik at medarbeiderne ikke lenger har sin faste arbeidsplass på jobben. Når mange medarbeidere uansett sitter på hjemmekontor flere dager i uken, er det lett å forstå at det ikke alltid kan forsvares å gi alle en fast plass, sier Borge.

Også i en slik situasjon kan en arbeidsgiver velge å involvere medarbeiderne i beslutningene.

– Arbeidsgiveren kan si: slik er situasjonen, så hvordan kan vi likevel komme fram til en løsning i fellesskap som gjør at alle opplever at de får gjort jobben sin?

Involveringen bør ikke bare skje når man velger kontorløsning, understreker forskeren.

– Jeg tror det er viktig med kontinuerlig evaluering av den kontorløsningen man har, ikke bare når man går over til en ny løsning. Det gjelder å våge å snakke om utfordringene man møter og ikke bare anta at det går seg til eller at vi venner oss til det. Ta tak i det.

Forskerens foretrukne landskap

HMS-magasinet har tatt med Randi Hovden Borge til et ganske typisk åpent kontorlandskap med pulter plassert ved siden av hverandre og der dataskjermer står rygg mot rygg.

– Rett etter at jeg var ferdig med studiene, satt jeg i åpent kontorlandskap av den klassiske typen, med få muligheter til å trekke seg tilbake på et stillerom eller tilsvarende. Jeg har også delt kontor med fire andre. De siste årene har jeg hatt enekontor på Stami. Det passer godt til arbeidsoppgavene mine som stipendiat. Stort sett sitter jeg og skal konsentrere meg, og da er det ideelt, forteller Borge.

Men om hun selv skulle vært nødt til å gi avkall på kontoret igjen, vet hun hva slags landskapsløsning hun ville valgt for sin egen del.

– Jeg ville heller sittet i et aktivitetsbasert kontorlandskap uten fast plass enn i et tradisjonelt kontorlandskap med min egen faste plass!

Aktivitetsbasert kontorlandskap – forkortet ABK – er den løsningen som er valgt for det nye regjeringskvartalet i Oslo. Og dette er også Randi Hovden Borges nye forskningsobjekt.

– Det er kjempespennende. Departementene flytter inn i nye aktivitetsbaserte kontorer, og vi får følge dem over tid, samtidig som vi kan sammenlikne dem med en kontrollgruppe som ikke har flyttet ennå. Det er et naturlig eksperiment som gir oss et veldig godt sammenlikningsgrunnlag.

Beveger seg mer

Annen forskning som allerede finnes på denne kontorformen, viser at folk beveger seg mer og har mer kontakt med kollegene sine enn i både enekontorer og tradisjonelle kontorlandskaper.

Det viser seg også at folk er mer tilfredse med løsningen om de kom fra tradisjonelle kontorlandskaper enn om de kom fra cellekontorer.

– Det gir mening, for mange av de tradisjonelle landskapene gir færre muligheter til å trekke seg tilbake enn det du får med ABK.

Randi Hovden Borge mener forskningsresultatene kan tjene som en nyttig påminnelse til arbeidslivet om ikke å undervurdere hvor mye kontorløsningen betyr for hvordan vi får gjort jobben vår, og hvordan vi blir påvirket av jobben.

– Kontoret er ikke bare et sted vi oppholder oss når vi jobber, det former arbeidshverdagen vår. Jeg skal være forsiktig med å anbefale bestemte kontorløsninger basert på våre funn, men vi må erkjenne at valg av kontorløsning bør handle om mer enn å spare areal og kostnader, sier hun.